Enneo
Enneo documentation

Brief

Empfang und Versand

Optionen und Konfiguration

Genau wie E-Mails können auch Briefe in enneo auf zwei Arten verbunden werden, abhängig von den Anforderungen: IMAP und API.

Empfang von Briefen

Variante 1: Import von Briefen als E-Mail mit Anhang

Diese Lösung wird empfohlen, wenn ein Scandienst verwendet wird, der eingehende Briefe in E-Mails mit den Briefen als Anhang (z. B. PDF) umwandelt.

Zum Verbinden von Briefen sind folgende Schritte notwendig:

  1. Verbinden des Postfachs wie hier beschrieben: E-Mails verbinden
  2. Sicherstellen, dass die E-Mails als Briefe erkannt werden. enneo erkennt eine E-Mail mit Anhang als Brief, wenn eines dieser Kriterien erfüllt ist:
    • Der Absender ist der Scandienst. Die Adresse tragen Sie in den Brief-Einstellungen unter „Erkennung mittels Absender“ ein.
    • Der Betreff beginnt mit „LETTER“. Ein anderes Schlüsselwort legen Sie unter „Erkennung mittels Betreff“ fest.

Variante 2: Import von Briefen über die REST API

  1. Beim Import von Briefen über die API muss das channel-Attribut auf „letter“ gesetzt werden. Enneo übernimmt den Rest.
  2. Ein Beispiel für eine Anfrage mit minimalen Parametern:
curl --location 'https://demo.enneo.ai/api/mind/ticket' \
--header 'Authorization: bearer <token>' \
--data '{
    "channel": "letter",
    "process": "batch",
    "attachments": [
        {
            "base64": "base-64-encoded-string-of-pdf-or-image-file"
        }
    ]
}'

Hinweise:

  • Der Parameter process kann auf batch (Standard), realtime oder false gesetzt werden. In allen Fällen kehrt die API-Antwort sofort nach dem Speichern des Tickets zurück – die KI-Verarbeitung läuft im Hintergrund. Der Unterschied liegt darin, wann sie startet: Bei batch wird das Ticket in die normale Verarbeitungswarteschlange eingereiht und vom nächsten freien Worker abgearbeitet. Bei realtime wird die KI-Verarbeitung sofort in einem eigenen Hintergrundprozess angestoßen, ohne in der Warteschlange zu warten – sinnvoll, wenn ein Ticket bevorzugt sofort verarbeitet werden soll. Bei false wird das Ticket ohne KI-Verarbeitung angelegt.
  • Anhänge können entweder als Base64-kodierte Dateien über den Parameter base64 hochgeladen oder über eine URL mit dem Parameter url bereitgestellt werden.
  • Alle Ticket-Attribute, die in der API-Spezifikation definiert sind, können ebenfalls angegeben werden. Dies ist nützlich, um Metadaten wie eine Vertrags-ID, Tags oder ein Erstellungsdatum zu übermitteln.

Unterstützte Dateiformate

Enneo unterstützt die automatische Konvertierung von Anhängen in folgenden Formaten:

  • PDF
  • PNG
  • JPG
  • TIFF

Versand von Briefen

Wenn ein Brief versendet werden soll, übergibt enneo ein JSON-Objekt mit den relevanten Daten – etwa Empfänger, Betreff und Textinhalt – an den jeweiligen Usercode. Von dort können sie per API einen Druckdienstleister ihrer Wahl aufrufen.

Dies konfigurieren Sie unter Einstellungen → Brief → (Postfach auswählen) → Webhooks: „Webhooks aktivieren“ einschalten und den Code unter „Brief versenden“ hinterlegen.

Hier ist Beispielcode für den Briefversand:

import importlib.util
import os
import json

file_path = os.getenv("SDK", "sdk.py")
spec = importlib.util.spec_from_file_location("sdk", file_path)
sdk = importlib.util.module_from_spec(spec)
spec.loader.exec_module(sdk)

input_data = sdk.load_input_data()
ticket_id = input_data.get("ticketId")

# Optional: load ticket data if you need it elsewhere
ticket_data = sdk.ApiEnneo.get(f"/api/mind/ticket/{ticket_id}")

# Build payload from input_data
payload = {
    "to": input_data.get("to"),
    "subject": input_data.get("subject"),
    "body": input_data.get("body"),
    "attachments": input_data.get("attachments", []),
    "userId": input_data.get("userId"),
    "ticketId": ticket_id,
    "conversationId": input_data.get("conversationId", ""),
    "contractId": input_data.get("contractId"),
    "customerId": input_data.get("customerId"),
    "subchannelId": input_data.get("subchannelId", ""),
}

try:
    echo_response = sdk.Api.call(
        method="POST",
        url="https://echo.enneo.ai/api/echo", # replace with your printing service here
        headers={},
        params=payload,
    )
    output_msg = "Letter sent successfully"
except Exception as e:
    print(json.dumps({"input": input_data, "error": str(e)}))
    exit(1)

print(json.dumps({
    "input": input_data,
    "payloadSentToEcho": payload,
    "echoResponse": echo_response,
    "output": output_msg,
}))

Validierung von Postanschriften

Postanschriften werden validiert, damit keine Briefe an ungültige Anschriften versandt werden und als Postrückläufer zurück geschickt werden. Diese sind hier beschrieben: Adressvalidierung

Nutzung von in ERP hinterlegten Adressen

Enneo kann anstelle auf den per KI erkannten Absender auch an eine von Ihnen hinterlegte Postanschrift antworten. Dazu muss im Antwortformat der Vertragsdaten die Variable letterAddress gesetzt sein, also z.B. "letterAddress": "Laura Ludwig, Hauptstraße 29, 20249 Hamburg"

Antworten per E-Mail

Eingehende Briefe können auch per E-Mail beantwortet werden. Dazu muss in den Brief-Einstellungen die Option „Kanalwechsel zu E-Mail“ aktiviert sein. Wie der Empfänger vorbelegt wird, steuert der Schalter „E-Mail-Adresse aus dem ERP bei Briefantworten vorbelegen“ (standardmäßig eingeschaltet):

  • Eingeschaltet: Die E-Mail-Adresse des Kunden aus dem ERP wird als Empfänger eingetragen. Ist dort keine hinterlegt, wird per Brief geantwortet.
  • Ausgeschaltet: Jeder Brief wird per E-Mail beantwortet, und der Mitarbeiter trägt den Empfänger selbst ein.

Über welches E-Mail-Konto diese Antworten verschickt werden, wählen Sie im Brief-Postfach unter „E-Mail-Konto für E-Mail-Antworten“.

Antwortet der Kunde auf diese E-Mail, landet seine Antwort im Briefticket. Seine E-Mail-Adresse wird dann zum Empfänger, sodass die nächste Antwort wieder per E-Mail versendet wird. Wie Antworten zugeordnet werden, ist hier beschrieben: Kundenantworten auf E-Mails aus anderen Kanälen