Überblick

Was ist für wen relevant?

Was ist eine Wissensquelle?

Eine Wissensquelle ist ein einzelner verwertbarer Wissenseintrag im KI-Wiki. Sie kann auf drei Arten entstehen:

• Manuell erstellte Artikel eignen sich für Inhalte, die bewusst formuliert und fachlich geprüft werden sollen. Dazu gehören Arbeitsanweisungen, häufige Fragen, Prozessbeschreibungen, interne Vorgaben oder verbindliche Formulierungen.
• Website-Inhalte eignen sich, wenn bereits vorhandene Inhalte regelmäßig genutzt werden sollen, zum Beispiel aus Hilfecentern, Dokumentationsseiten oder öffentlichen Informationsseiten.
• Dateien eignen sich für bestehende Dokumente, zum Beispiel PDF-Dokumente, Arbeitsanweisungen oder fachliche Unterlagen.

Wie Websites und Dateien angebunden werden, beschreibt die Seite Websites und Dateien anbinden.

Inhalte strukturieren

Wissen im KI-Wiki wird nicht nur abgelegt, sondern fachlich eingeordnet. Dafür werden Gruppen und Klassifizierungen verwendet.

Gruppen bilden die thematische Struktur. Sie helfen dabei, Inhalte auffindbar zu machen und fachlich zusammengehörende Informationen zu bündeln. Eine neue Gruppe wird über „Neue Gruppe hinzufügen“ angelegt. Dabei lassen sich Gruppenname, Übergeordnete Gruppe, Klassifizierung und Für Teams sichtbar festlegen.

Klassifizierungen beschreiben die Art des Inhalts:

• Eine FAQ beantwortet eine konkrete wiederkehrende Frage.
• Eine Arbeitsanweisung beschreibt einen operativen Ablauf.
• Ein Dokument enthält Hintergrundinformationen oder verbindliche Regelungen.
• News informieren über aktuelle Änderungen und erscheinen auf der Homepage.
• Andere ist für Inhalte gedacht, die keiner dieser Arten eindeutig zugeordnet werden können.
• Inhalte aus Websites und Dateien erhalten automatisch die Klassifizierung Webseite bzw. Datei.

Wenn diese Inhaltsarten sauber getrennt werden, bleibt der Wissensbestand leichter prüfbar. Gleichzeitig können KI-Funktionen die Inhalte besser einordnen.

Artikel erstellen und bearbeiten

Ein neuer Artikel wird im Wiki über „Neuer Inhalt“ → „Artikel hinzufügen“ angelegt.

Folgende Angaben stehen zur Verfügung:

• Übergeordnete Gruppe, Klassifizierung und Artikelname (Pflichtfelder)
• Kurzbeschreibung und Tags
• Für Teams sichtbar: beschränkt den Artikel auf bestimmte Teams. Leer bedeutet: für alle Teams sichtbar.
• Wissensquelle öffentlich zugänglich machen: siehe Sichtbarkeit für KI-Funktionen
• Text: der eigentliche Inhalt. Im Editor lassen sich auch Bilder und Videos einfügen.

Bei News kommen die Felder „Veröffentlichen am“ und „Archivieren am“ hinzu. So erscheinen News zu einem festgelegten Zeitpunkt auf der Homepage und verschwinden automatisch wieder.

Über „Vorschau“ lässt sich der Artikel vorab prüfen, „Speichern und veröffentlichen“ stellt ihn bereit.

Bestehende Artikel können bearbeitet, archiviert, wiederhergestellt oder gelöscht werden. Inhalte aus Website- oder Datei-Quellen lassen sich mit „Als Artikel kopieren“ in einen eigenen Artikel übernehmen und dort weiter bearbeiten.

Bilder und Videos

Medien sind sinnvoll, wenn sie eine fachliche Aussage besser verständlich machen, etwa bei Formularbeispielen, Prozessdarstellungen oder Screenshots bestimmter Zustände.

Medien sollten den Text ergänzen, nicht ersetzen. KI-Funktionen verarbeiten vor allem den Text. Kritische Informationen sollten daher immer auch im Artikeltext stehen und nicht ausschließlich in einem Screenshot oder Video.

Sichtbarkeit für KI-Funktionen

Zwei Einstellungen steuern, wer und was einen Inhalt verwenden darf: „Wissensquelle öffentlich zugänglich machen“ und „Für Teams sichtbar“.

Eine Beschränkung auf Teams gilt auch, wenn sie an der Gruppe gesetzt ist, und unabhängig davon, ob der Inhalt öffentlich zugänglich ist.

Eine öffentlich zugängliche Wissensquelle kann die Ergebnisse von KI-Funktionen direkt beeinflussen. Deshalb sollten nur Inhalte freigegeben werden, die geprüft, aktuell und eindeutig formuliert sind. Nicht freigegeben werden sollten Inhalte, die vertraulich, veraltet, unvollständig oder fachlich nicht eindeutig sind.

Wirkung auf KI-Funktionen

enneo zieht passende, öffentlich zugängliche Inhalte aus dem KI-Wiki heran, um Antwortvorschläge, Chat-Antworten und KI-Agenten zu unterstützen. Ob eine Wissensquelle tatsächlich berücksichtigt wird, hängt unter anderem von Inhalt, Freigabe, Aktualität und fachlicher Relevanz ab.

Die Qualität der Ergebnisse hängt deshalb stark von der Qualität des Wissensbestands ab. Unklare Formulierungen, widersprüchliche Artikel oder ungeprüfte Website-Inhalte können zu ungenauen Antworten führen. Ein gut gepflegtes KI-Wiki macht KI-gestützte Bearbeitung nachvollziehbarer und stabiler.

Pflege und Verantwortung

Ein guter Wissensbestand ist nicht möglichst groß, sondern verlässlich. Änderungen am KI-Wiki wirken nicht nur auf die Dokumentation, sondern auch auf Antwortvorschläge, Chat-Kontexte und KI-Agenten.

Bei Artikeln sollten insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

• Ist der Inhalt fachlich korrekt?
• Ist der Artikel eindeutig formuliert?
• Passt die Klassifizierung?
• Ist die Gruppe sinnvoll gewählt?
• Darf der Inhalt für KI-Funktionen verwendet werden?

Für Websites und Dateien gibt es eine eigene Checkliste.